Comment déposer ?
Étape 1 : Connexion
Afin de déposer sur ORTOLANG, tout d’abord, il faut s’authentifier. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton « Connexion » (en haut à droite) puis remplir les champs « Nom d’utilisateur » et « Mot de passe ». Si vous n’avez pas encore créé de compte sur ORTOLANG, vous pouvez en créer un en passant soit par le lien « Créer un compte maintenant » soit en sélectionnant votre établissement d’appartenance et rentrer les informations relatives à votre compte Renater (le réseau national de télécommunications pour la technologie, l’enseignement et la recherche). Si vous faites partie d’un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST) ou d’une Université, la seconde option est la plus simple et la plus rapide puisque vous utilisez un compte existant.
Étape 2 : Créer un espace de travail
Vous avez maintenant un nouvel item dans le menu de gauche qui s’appelle « Mes espaces ». En cliquant dessus, vous aurez la liste de vos espaces de travail.
Pour créer un nouvel espace de travail, il suffit de cliquer sur « Créer un espace de travail ». Une fenêtre apparait en superposition afin que vous puissiez renseigner un nom pour ce nouvel espace. Il faut également accepter la charte ORTOLANG.
Étape 3 : Commencer le dépôt des fichiers
Pour déposer des fichiers, il faut se rendre dans la section « Contenu ». Vous avez à disposition un explorateur de fichiers qui vous permet notamment de téléverser en glissant un fichier de votre ordinateur vers la fenêtre ou en cliquant sur le bouton « + » puis « Importer des fichiers ». Pour vous faciliter l’import de nombreux fichiers, vous pouvez également importer une archive ZIP qui sera décompressée dans l’espace de travail. Mais attention, la limite du protocole HTTP est de 3 Go, donc pour les plus gros fichiers, il vous faudra passer par le transfert à l’aide du protocole SFTP.
Comme dans tous les explorateurs de fichiers, vous pouvez renommer, déplacer, supprimer ou télécharger un fichier ou un dossier. Et il est possible également de trier les fichiers par nom, type d’extension, date de dernière modification ou taille.
Étape 4 : Renseigner les informations sur la ressource
Un espace de travail est toujours privé (restreint à l’ensemble des membres). Le site sera rendu visible par tous, avec un contrôle de la visibilité de son contenu, en le publiant. Cette publication demande des informations que vous pouvez fournir en allant dans la section « Métadonnées ». Les trois premiers champs sont obligatoires pour rendre publique la ressource.
Vous devez renseigner le nom de la ressource, mais aussi un descriptif et type de la ressource. Actuellement, nous disposons de 4 types de ressources : Corpus, Lexique, Terminologie et Outils. Nous préconisons toujours de renseigner également un laboratoire d’appartenance (de la ressource), des contributeurs et la licence attachée à la ressource. Dans le cas d’un corpus, il faut également sélectionner un type (écrit, oral, multimodal). Et si le corpus contient plusieurs langues, il faut les indiquer.
La section « Prévisualisation » affiche ces informations dans une page récapitulative. Cette fiche sera présentée à tout utilisateur une fois la ressource publiée.
Étape 5 : Renseigner les droits d’accès aux fichiers/dossiers
Si l’ensemble des fichiers ne peuvent pas être accessible à tout le monde, vous avez la possibilité de changer les droits d’accès à tous les niveaux. Il y a 4 règles d’accès : pour tous, utilisateurs connectés, membres de l’ESR (Enseignement supérieur et recherche) et membres de l’espace de travail.
Étape 6 : Publication
Pour rendre publique votre ressource, il faut la publier. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Soumettre à publication » dans la section « Informations ».
Vidéo
Vous pouvez retrouver toutes ces étapes dans la vidéo ci-dessous (sans parole).
Processus de publication du comité d’édition de ORTOLANG
Étape 1 : Vérification des métadonnées
Une fois la demande de publication faite, votre espace de travail sera gelé. C’est-à-dire que vous ne pourrez plus le modifier (vous pouvez cependant utiliser la section « Discussions »). Les modérateurs de la plateforme sont notifiés dès votre demande émise. Ils vont vérifier que les informations transmissent sont correctes. Lors de l’étape 4, vous avez la possibilité d’ajouter de nouveaux éléments aux référentiels ORTOLANG comme une langue, un contributeur ou une institution. Le modérateur est chargé d’ajouter ces nouveaux éléments dans les référentiels. Cela peut prendre entre 1 et 3 jours, selon les disponibilités des modérateurs. Le modérateur peut échanger avec l’utilisateur via la section « Discussions » afin de compléter les informations.
Étape 2 : Vérification scientifique
Les relecteurs scientifiques vérifient la conformité du dépôt en regardant principalement les données de la ressource. Ils peuvent dialoguer également avec l’utilisateur via la section « Discussions ». Ils s’appuient sur les consortiums pour faire des recommandations en matière de formats de fichiers. Au final, si la ressource est diffusable en l’état (aucun oubli de l’utilisateur), elle apparaît dans la partie consultation (Corpus, Lexique, Terminologie ou Outil) du site ORTOLANG. Sinon, l’espace de travail est débloqué pour faire les modifications nécessaires avant une prochaine soumission.